写真付きの作業報告書はなぜ大事か｜管理会社・オーナーが業者選びで見る点

排水管の清掃や調査を業者に依頼したあと、何をどこまでやったのかが分かる記録は残っていますか。作業当日に口頭で説明を受けて、請求書だけが届く。そういう形になっている管理会社様・オーナー様は少なくありません。

記録が残っていないと、後で困る場面が必ず出てきます。逆に言えば、写真付きの作業報告書が出てくるかどうかは、業者を選ぶときのはっきりした判断材料になります。

株式会社MITUYOSIの池田です。埼玉県越谷市を拠点に、マンション・ビル・店舗の排水設備の調査から工事までを行っています。この記事では、報告書が必要になる具体的な場面と、業者選びで確認しておきたい点をご説明します。

記録が残っていないと、こういう場面で困る

オーナー様や管理組合様に説明できない

管理会社様が間に入っている場合、費用を負担されるのはオーナー様や管理組合様です。「排水管を洗浄しました」という一文だけでは、なぜその金額が必要だったのかを説明しきれません。写真があれば、作業前にどういう状態だったのかがそのまま伝わります。

次に何をすべきかが分からなくなる

前回どの範囲をどう洗ったのかが分からないと、次の作業の計画が立てられません。結果として、必要のない範囲まで一律に作業するか、必要な範囲を見落とすかのどちらかになります。

担当者が変わったときに引き継げない

管理会社様では担当が替わることがあります。記録が個人の記憶の中にしかないと、引き継いだ担当者は建物の履歴をゼロから把握し直すことになります。

同じ説明を何度も繰り返すことになる

入居者様から問い合わせが来るたびに、状況を口頭で説明する必要が出てきます。写真つきの資料が1つあれば、それを見ていただくだけで済む場面は多くあります。

当社の作業報告書は4ページ構成です

当社では、作業のたびに写真と解説を入れた報告書をお渡ししています。書式は4ページ構成です。

1. 作業報告書（概要）　受注番号、案件番号、受付日と完了日、管理会社名、ご依頼内容、作業結果、今後のご提案と注意事項、担当者の署名まで。1枚で全体像が分かるようにしています。
2. 作業内容の詳細　実施した内容（現地調査、排水管内カメラ調査、高圧洗浄、トーラー作業ほか）をチェック形式で示し、作業工程を時刻とともに記録します。使用した機材・材料も残します。
3. 現場写真①　施工前、施工中、施工後をコメントつきで並べます。
4. 現場写真②　管内カメラの映像、不具合が見つかった箇所、是正後の確認写真など。

写真は平均して10枚以上入ります。作業した本人でなくても、何がどうなったのかが分かる状態を目指しています。

実際の書式は報告書サンプル紹介のページでご確認いただけます。

報告書があると助かる場面

管理組合の総会

修繕の必要性を説明する場面では、言葉より写真のほうが早く伝わります。「配管の内側がこうなっています」という1枚があるだけで、議論が前に進みます。

オーナー様への報告

PDFでお渡ししていますので、そのまま転送していただけます。管理会社様が資料を作り直す手間がかかりません。

保険の申請や、責任の切り分け

漏水などで被害が出た場合、いつどういう状態だったのかの記録が判断材料になります。作業前の写真が残っていることには意味があります。

当社では漏水調査から書類の作成まで対応しており、保険会社へご提出いただく書類についてもご相談いただけます。ただし、保険が適用されるかどうかを判断するのは保険会社です。当社にできるのは、事実を正確に記録して、判断の材料をそろえるところまでです。ここは正直にお伝えしておきます。

次の業者に引き継ぐとき

仮に当社以外の業者に依頼することになっても、報告書があれば履歴が引き継げます。建物にとって記録が残ることが大事で、それを抱え込むつもりはありません。

業者を選ぶときに確認したい5つのこと

見積書の金額だけでは、作業の中身までは比べられません。次の点を先に聞いておくと、比較の土台がそろいます。

1. 作業後に報告書は出ますか　出ない場合、後から状況を確認する手段がありません。
2. 報告書に写真は入りますか　文章だけの報告書では、状態が伝わりません。
3. 作業前の写真も残りますか　施工後だけでは、何がどう変わったのかが分かりません。
4. 原因まで調べてもらえますか　詰まりを取り除くだけの作業と、原因を特定する作業は別のものです。
5. 調査と工事を同じ会社で対応できますか　分かれていると、説明が途中で途切れます。

報告書が出るかどうかは、その業者が作業を記録として残す仕組みを持っているかどうかの表れです。金額の比較に入る前に、ここを確認しておくことをおすすめします。

報告書を受け取ったら、どこを見ればよいか

報告書が出てきても、枚数が多いだけで中身が薄いものもあります。受け取ったら次の4点を確認してみてください。

1. 作業前と作業後が、同じ箇所を写しているか

別の場所を撮った写真を並べても、何が変わったのかは分かりません。同じ位置から撮った前後の写真がそろっていて初めて、作業の効果を確認できます。当社では撮影する位置をそろえるようにしています。

2. 撮影した場所が特定できるか

「排水管の内部」という説明だけでは、建物のどこなのかが分かりません。どの系統の、どのあたりを撮ったものかが分かるように記載されていることが大切です。後日、同じ箇所を再確認するときにも必要になります。

3. 使った機材と作業の工程が書かれているか

高圧洗浄機を使ったのか、トーラーを使ったのか、管内カメラを入れたのか。作業の内容によって落とせるものが変わりますので、何をしたのかが分かる記載が必要です。工程を時刻とともに残しておくと、作業にかかった時間も後から確認できます。

4. 次にどうすべきかが書かれているか

今回の作業内容だけでは、次の判断ができません。現在の状態を踏まえて、次はいつ頃、どの範囲を見ておくべきか。ここまで書かれていると、計画を立てるときにそのまま使えます。当社の書式では、最終ページに今後のご提案と注意事項を入れています。

地域によって違う、管理の体制

当社は越谷市に本店を置き、越谷市・さいたま市・川口市・草加市・春日部市をはじめとする埼玉県全域、東京都（足立区・葛飾区・江戸川区・北区・荒川区ほか）、群馬県を主なエリアとして伺っています。地域や管理の体制によって、報告書に求められるものは変わります。

管理会社様が複数の物件を管理されている場合

埼玉県東部では、1社で複数の物件を管理されているご相談が多くあります。この場合、物件ごとに書式がそろっていることに意味が出てきます。同じ形式で残っていれば、物件間の比較や、優先順位の判断がしやすくなります。

管理組合様が主体で動かれている場合

さいたま市や川口市の規模の大きい建物では、管理組合様が主体で判断されることがあります。総会で複数の理事の方にご覧いただく前提になるため、専門用語を避けた解説を添えるようにしています。

オーナー様が個人で所有されている場合

東京都東部の中小規模の建物では、オーナー様が直接ご判断されることが多くあります。この場合、報告書は「次に何をすべきか」が分かることが大切です。今回の作業内容だけでなく、次に検討すべき時期や範囲もあわせてお伝えしています。

見積書と報告書は、セットで意味を持ちます

見積書は「これから何をするか」を書いたものです。報告書は「実際に何をしたか」を書いたものです。この2つがそろって初めて、支払った金額が何に対するものだったのかを確認できます。

見積書だけが残っている状態では、予定どおりの範囲が実施されたのかを後から確かめられません。逆に報告書だけでは、当初の想定とどう違ったのかが分かりません。

当社では、作業中に想定外の不具合が見つかった場合、必ず着手前に状況をご説明し、改めてお見積りをご提示します。そのうえで、実施した内容を報告書に残します。お客様の許可なく作業を進めて、後から請求することはありません。

複数社から見積もりを取る場面では、金額の差が「作業範囲の差」なのか「記録を残す手間の差」なのかを見分けておくと、比較の精度が上がります。

ご相談から報告書のお渡しまで

1. お問い合わせ　建物の種別、症状、これまでの経緯をお聞かせください。
2. 現地の確認とお見積り　お見積りと、対応エリア内の出張費は無料です。お見積りは現地調査のあと、1〜3営業日以内にお出しします。
3. 調査　管内カメラで内部を撮影します。
4. 作業　洗浄、または必要な処置を行います。作業中も写真を撮ります。
5. 報告書の作成　施工前・施工中・施工後の写真に、コメントを添えてまとめます。
6. お渡し　PDF形式でメールにお送りします。印刷した書面の郵送や、調査動画をオンラインストレージでお渡しすることもできます。

ご要望があれば、報告書に載せる項目を調整することもできます。管理会社様の社内書式に合わせたい、といったご相談もお受けしています。

費用はどのくらいかかるのか

報告書の作成に別途費用はいただいておりません。作業の費用に含まれています。作業自体の目安は次のとおりです。

• 管内カメラ調査　3万円〜9.8万円
• 部分洗浄　8万円〜18万円
• 全管洗浄　15万円〜60万円
• 年間メンテナンス　5万円〜

調査だけをご依頼いただいた場合も、報告書をお渡ししています。他社様からのご提案の内容を確かめておきたい、という目的でのご依頼も承っております。

詳しい内訳は料金プランのページをご覧ください。作業中に想定外の不具合が見つかった場合も、必ず着手前に状況をご説明し、改めてお見積りをご提示します。お客様の許可なく作業を進めて、後から請求することはありません。

よくあるご質問

報告書はどのような形式でもらえますか。

写真と解説が入ったPDF形式のデジタルデータを、メールにて送付いたします。社内での共有や保管に便利です。ご要望があれば、印刷した書面の郵送や、調査の動画データをDVDまたはオンラインストレージでお渡しすることもできます。

報告書だけ先にもらうことはできますか。

調査のみのご依頼であれば、調査結果の報告書をお渡ししたうえで、工事を進めるかどうかをご判断いただけます。調査の結果、作業が不要と判断されればその旨をお伝えします。

写真付きの報告書は必ず対応してもらえますか。

はい、作業前と作業後の写真を添付してお渡ししています。見えない場所の作業ですので、何がどう変わったのかを目でご確認いただけるようにしています。

写真は何枚くらい入りますか。

作業の内容によりますが、平均して10枚以上入ります。施工前、施工中、施工後、そして管内カメラで確認した箇所を、コメントつきで並べています。

報告書を管理組合の総会資料に使ってもよいですか。

そのままお使いいただけます。理事の方々にご覧いただく前提で、専門用語を避けた解説を添えています。必要であれば、説明用に補足の資料をご用意することもご相談ください。

社内の書式に合わせてもらうことはできますか。

ご相談ください。載せる項目や並び順の調整は可能です。複数の物件を管理されている場合、書式がそろっていると比較や引き継ぎがしやすくなりますので、最初にすり合わせておくことをおすすめします。

対応エリアの外ですが、依頼できますか。

主なご対応エリアは、埼玉県全域・東京都・群馬県です。このほか、神奈川県・千葉県西部・栃木県につきましても、ご依頼の内容によって対応できる場合がございます。遠方の場合は別途出張費が発生することがございますので、まずはお電話にてご相談ください。

まとめ

1. 作業の記録が残っていないと、オーナー様への説明、次回の計画、担当者の引き継ぎで困ります。
2. 当社の作業報告書は4ページ構成で、施工前・施工中・施工後の写真を平均10枚以上入れています。
3. 業者を選ぶときは、報告書が出るか、写真が入るか、作業前の状態が残るか、原因まで調べるか、調査と工事を一社で対応できるかを確認してください。

いま依頼されている業者の作業内容に不明な点がある場合も、まずはご相談ください。当社は埼玉県全域・東京都・群馬県を中心に対応しております。神奈川県・千葉県西部・栃木県につきましても、内容によってご相談を承ります。

お見積り、および対応エリア内の出張費は無料です。お問い合わせフォーム、またはお電話（0120-545-511）よりお気軽にご相談ください。

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対応エリア

主なご対応エリアは次のとおりです。

• 埼玉県全域　越谷市・さいたま市・川口市・草加市・春日部市・行田市 ほか
• 東京都　足立区・葛飾区・江戸川区・北区・荒川区 ほか
• 群馬県

このほか、神奈川県・千葉県西部・栃木県につきましても、ご依頼の内容によって対応いたします。本店は埼玉県越谷市南荻島にあり、年内には3店舗体制となる予定です。